Các bước để đăng ký sử dụng email theo tên miền email@tenmien.com cho công ty, cách cấu hình và các bước cần thực hiện sau khi đăng ký.
Sử dụng email email@congty.com cho công ty hoặc nv1@congty.com cho nhân viên công ty là rất phổ biến và gần như bắt buộc ngày nay.
Nếu như bạn đang làm kinh doanh hoặc công ty của bạn muốn sử dụng email theo tên miền công ty để giao dịch với khách hàng nhưng chưa biết làm thế nào. Cùng IT Express làm việc sau đây nhé.
Dịch vụ email tên miền chuyên nghiệp tại IT Express
Bước 1: Bạn cần có 1 tên miền (Domain Name)
Nếu chưa có tên miền, trước tiên bạn cần đăng ký 1 tên miền cho mình trước. Nhân vào "Đăng ký tên miền" để kiểm tra và đăng ký tên miền cho cá nhân hoặc doanh nghiệp
Nếu chưa rõ tên miền là gì, bạn có thể đọc thêm: Tên miền là gì?
Trong bài viết này giả sử tôi đã có tên miền: hotika.vn cho công ty của mình và giờ tôi muốn đăng ký email tên miền này cho công ty của mình.
Bước 2: Lựa chọn gói email tên miền phù hợp
Tuy vào nhu cầu sử dụng, số lượng các email cần khởi tạo để lựa chọn gói email phù hợp với công ty mình.
Tham khảo thêm các gói:
VD tôi có 4-5 email dùng chung như sau
- ketoan@hotika.vn (Cho phòng kế toán)
- lienhe@hotika.vn (Dùng chung để khách hàng, đối tác liên hệ)
- kinhdoanh@hotika.vn (Dùng cho phòng kinh doanh)
- cskh@hotika.vn (Dùng cho bộ phận CSKH)
Ngoài ra, tôi muốn sử dụng các 10 email cho nhân viên:
a.nguyen@hotika.vn (NV: Nguyễn Văn A)
b.nguyen@hotika.vn (NV: Nguyễn Thị B)
....
Vậy tổng số email công ty của tôi cần sử dụng tối thiểu 15 email. Trong tương lai khoảng 6 tháng tới nếu có phát sinh thì tối đa + 5 email.
Vậy tôi sẽ lựa chọn gói email tầm 2 email.
Từ bảng giá trên, chọn vào giói email phù hợp (nhập tên miền sử dụng hoặc có thể đăng ký mới cùng lúc). Tiến hành các bước để hoàn thành đơn hàng.
Bước 3: Tiến hành cài đặt/cấu hình email hoạt động với tên miền
Sau khi đăng ký xong gói dịch vụ email, nhà cung cấp dịch vụ email theo tên miền sẽ cung cấp cho bạn các thông tin cần thiết
1. Thông tin trang quản lý email:
Thông tin đăng nhập quản lý (Thêm/Chỉnh sửa/Xóa), thiết lập các email người dùng
VD:
Link: servermail.vinawebs.net
Username: email (cá nhân) sử dụng đăng ký bước trên
Password:xxxxx
Hãy đăng nhập vào và kiểm tra thông tin, nếu không thể đăng nhập liên hệ ngay với bên cung cấp dịch vụ để được cung cấp lại.
3.1 Thông tin các bản ghi DNS cấu hình cho tên miền
Việc cấu hình email cho tên miền có thể khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ tên miền của bạn. Bạn cần truy cập tài khoản quản lý tên miền của mình hoặc liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ tên miền để thêm các bản ghi DNS này
Xem thêm:
DNS tên miền là gì, bản ghi (record) tên miền là gì?
Thông thường các dịch vụ cung cấp email tên miền hiện nay thường có các bản ghi sau:
-
Bản ghi MX (Mail Exchanger): Bản ghi MX xác định máy chủ email mà tên miền sử dụng để nhận thư điện tử. Bạn cần cấu hình bản ghi MX với các thông tin sau:
Ví dụ:
- Hostname: Thường là mx hoặc mail hoặc smtp (hoặc bất kỳ tên nào bạn chọn).
- Priority (ưu tiên): Một con số thể hiện ưu tiên của máy chủ MX, với giá trị thấp hơn được ưu tiên cao hơn. Thông thường, bạn sử dụng ưu tiên 10 hoặc 20 cho máy chủ chính và có thể cấu hình nhiều máy chủ MX khác nhau với ưu tiên khác nhau để dự phòng.
- MX 10 mx1.servermail.com
- MX 20 mx2.servermail.com (Bản ghi dự phòng hoặc backup)
-
Bản ghi A hoặc CNAME cho máy chủ email: Bạn cần cấu hình một bản ghi A (hoặc CNAME) để ánh xạ tên miền của máy chủ email (Ví dụ: mail.servermail.com) đến địa chỉ IP của máy chủ email hoặc tên miền của nó (nếu bạn sử dụng CNAME).
Ví dụ bản ghi A:
Hoặc ví dụ bản ghi CNAME:
- A mail.hotika.com 192.168.1.100
- A wemail.hotika.com 192.168.1.100
- CNAME mail.hotika.com mail.servermail.com
- CNAME wemail.hotika.com webmail.servermail.com
-
Bản ghi SPF (Sender Policy Framework) và Bản ghi DKIM (DomainKeys Identified Mail): Đây là các bản ghi phức tạp hơn được sử dụng để xác thực email và đảm bảo tính xác định của nguồn gốc email. Cấu hình chúng là quan trọng để tránh việc email của bạn bị xem là spam.
-
DKIM Record (DomainKeys Identified Mail): DKIM record giúp xác định tính xác thực của thư email bằng cách ký số dấu vân tay số hóa. Điều này đảm bảo thư được gửi từ tên miền của bạn không bị giả mạo. Bạn cần tạo các khóa DKIM và thêm chúng vào bản ghi DNS.
-
DMARC Record (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance): DMARC record giúp xác định cách xử lý thư email không hợp lệ và cung cấp thông tin về xác thực email từ tên miền của bạn.
-
Bản ghi TXT (Text): Ngoài ra có thể có một số bản khi khác thuộc loại bản ghi TXT để lưu trữ các thông tin khác, chẳng hạn như chú thích về cấu hình email của bạn hoặc các hướng dẫn cho emailprovider của bạn.
Xin lưu ý rằng, các bản ghi này do bên cung cấp dịch vụ email tên miền cung cấp và có thể có những bản ghi khác nhau. Nếu không rõ bạn có thể liên hệ nhà cung cấp dịch vụ email đó để được hỗ trợ.
3.3 Ứng dụng Webmail Client
Là ứng dụng để đọc và gửi mail (tương tự như Gmail).
Bạn cũng có thể cài đặt link đăng nhập web mail ngay trên tên miền của mình
VD: https://webmail.hotika.vn
Đăng nhập: a.nguyen@hotika.vn
Mật khẩu: xxxxx (Được cập khi khởi tạo email hoặc người dùng có thể đăng nhập để thay đổi)
Khi sử dụng dịch vụ email tên miền tại IT Express, nếu bạn yêu cầu sẽ được hỗ trợ cài đặt các bản ghi này hoàn toàn miễn phí.
